ระบบสำนักงานอัติโนมัติ: ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (AUTOMATIC OFFICE)

1.Electronic Mail (E-Mail)

หมายถึง จดหมายอิเล็คทรอนิกส์ เป็นการส่งข้อมูลชุดเดียวกันไปยังผู้รับได้มากกว่า 1 คนส่งซ้ำหลายๆครั้งได้

2.Call Waiting

หมายถึง สายเรียกซ้อน ในขณะที่เรากำลังสนทนากับสายหนึ่ง และมีสายเรียกเข้าอีกสายหนึ่งนั้น เราจะได้สัญญาณสายเข้าดังแทรกขึ้นมาระหว่างการสนทนา

3.Office Automation

หมายถึง สำนักงานอัตโนมัติ การทำงานที่จัดระบบการทำงานด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์

4.Hot Line

หมายถึง สายด่วน เป็นการบริการที่ยกหูโทรศัพท์และรอ4วินาทีโดยไม่ต้องกดเลขหมาย

5.Telnet

หมายถึง บริการเครื่องทดแทน เป็นบริการที่ให้ผู้ใช้บริการต้องการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น

6.Internal Communication

หมายถึง การสื่อสารภายใน เป็นการใช้อุปกรณ์เชื่อมต่อระบบ LAN

===========================================================================

1.หน้าที่ของสำนักงานคืออะไร อธิบาย

สำนักงาน(Office) คือสถานที่ทำการ ซึ่งใช้เป็นที่ทำงานของเจ้าหน้าที่รัฐบาล พนักงานรัฐวิสาห

กิจ และพนักงานของหน่วยธุรกิจต่างๆ เป็นสถานที่ที่ใช้ในการบริหารงาน สั่งการ ให้คำแนะนำปรึกษา

โต้ตอบจดหมาย จัดเตรียมแบบฟอร์ม และรายงานจัดเก็บเอกสารและบริหาร งานเอกสาร ซึ่งงาน

เหล่านี้ เป็นหน้าที่ของพนักงานพิมพ์ดีด เลขานุการ ผู้จัดเก็บเอกสาร พนักงานบัญชี ผู้ใช้เครื่องใช้

สำนักงาน ผู้ควบคุมและ ผู้จัดการสำนักงาน ครับ

สรุปได้ว่า

งานสำนักงานคือ งานธุรการในองค์การนั่นเอง ซึ่งเป็นงานที่เกี่ยวกับการวางแผน การควบคุม

ให้บริการ ดำเนินงานให้บริการเกี่ยวกับข้อสนเทศทุกชนิดขององค์การตลอดจนการบริการสิ่งอำนวย

ความสะดวกในการปฏิบัติงานให้แก่ส่วนงานทั้งหมดขององค์การ เพื่อให้องค์การทำงานได้ อย่างมี

ประสิทธิภาพ และได้ผลกำไรมากที่สุด

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อธิบาย

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS)

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์ ข่าวสาร สาร

3.การติต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง

การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication)

คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่

1. การต้อนรับ

2. การนัดหมาย

3. จดหมายออก และจดหมายเข้า

4. โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

5. การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด

6. การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

7. การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ

8. สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

9. คำปราศรัย

10. ข้อความโฆษณา

4.การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร

การสื่อสารหมายถึงอะไร มีผู้รู้ได้ให้ความหมายเรื่องการสื่อสารไว้ต่างมากมายดังนี้

เดนนิส แมคเควล (McQuail, 2005) กล่าวว่า การสื่อสารหมายถึงการให้และการรับความหมาย การถ่ายทอดและการรับสาร ซึ่งรวมถึงแนวคิดของการโต้ตอบ แบ่งปัน และมีปฏิสัมพันธ์กันด้วย

ต่อไป Wilbur Schramm ก็ได้ให้ความหมายของการสื่อสารไว้ ว่า การสื่อสาร คือ กระบวนการแลกเปลี่ยนข่าวสาร เกิดขึ้นโดยการถ่ายทอดสารจากบุคคลฝ่ายหนึ่ง ซึ่งทำหน้าที่ส่งสารผ่านสื่อหรือช่องทางต่าง ๆ ไปยังผู้รับสารโดยมี วัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง

5.ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ

มีความสะดวกสะบาย รวดเร็วต่อการปฏิบัติในด้านการผลิต และเปิดค้น

=================================================================

1 .OA ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร

OA โอเอ

ย่อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงาน, สำนักงานอัตโนมัติ

หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)

2 .การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง

ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ

3.จงบอกวัตถุประสงค์ข้อดี ข้อเสีย ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ

คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ

1. ต้องการความสะดวก

2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง

3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร

4. ต้องการความยืดหยุ่น

5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ

1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ

2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น

3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน

4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร

5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น

6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น

7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้

2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)

3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด

4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง

5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ

6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว

7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า

8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง

4.หน้าที่ของOA คือ

ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน

5.เทคโนโลยีที่ OA นำมาใช้

เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติมีมากมายหลายอย่าง เทคโนโลยีบางอย่าง เป็นเรื่องพื้นๆ ที่เห็นกันมานานแล้ว แต่บางอย่างก็ก้าวหน้าอย่างที่เราคิดไม่ถึง ในที่นี้จะได้นำเทคโนโลยีที่น่าสนใจมาอธิบายให้เห็นว่าสำนักงานอัตโนมัติมีอะไรและใช้อะไรอยู่บ้าง

1. Dictation งานอย่างหนึ่งที่จำเป็นในสำนัก งาน คือ งานเขียนคำบอก นั่นคือผู้บริหารอาจเรียกเลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์จดหมาย เลขานุการก็ใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความนั้นสำหรับนำไปพิมพ์ ยุคปัจจุบันที่การจราจรติดขัดผู้บริหารอาจเลือกใช้วิธีอัดเสียงในเครื่อง บันทึกเสียงขณะนั่งในรถยนต์แล้วส่งตลับแถบเสียงให้เลขานุการใช้เครื่องฟัง เสียงแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้

2. Text Editing งานในสำนักงานที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น จดหมายรายงาน คำสั่ง ปกติรู้จักกันในชื่องานประมวลคำ (Word Processing) และนิยมใช้กันอย่างกว้างขวางทั่วไปตามสำนักงานต่างๆ จนเกิดความเข้าใจผิดว่า ลำพังการใช้คอมพิวเตอร์ในงานพิมพ์เอกสาร ก็คืองานสำนักงานอัตโนมัติทั้งหมด งานประมวลคำมีประโยชน์ตรงช่วยให้พิมพ์ข้อความจดหมายรายงานได้อย่างสะดวก หากพิมพ์ผิดก็แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยไม่ต้องพิมพ์

ทุกอย่างใหม่หมด

3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักจะใช้ระบบประมวลคำสร้างจดหมายขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานของตน จดหมายนี้ระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งเรียกว่า e-mail address เอาไว้ด้วย เมื่อทำจดหมายเสร็จ โปรแกรมสื่อสารในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะส่งจดหมายผ่านระบบสื่อสาร

4. Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ

เอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก

5. Calendaring ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งจะต้องพบปะกับผู้อื่นอยู่เสมอทั้งบุคคลภายนอกและภายในหน่วยงาน ปกติผู้บริหารระดับสูงมักมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้บันทึกการนัดหมาย และคอยเตือน นอกจากนั้นเวลาที่ผู้บริหารไม่อยู่ในสำนักงานการนัดหมายยังอาจยากมากขึ้น เพราะตรวจสอบตารางนัดหมายไม่ได้ ในสำนักงานอัตโนมัติ ผู้บริหารอาจบันทึกการนัดหมายลงในระบบคอมพิวเตอร์ และอนุญาตให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้ขอมาพบหรือนักประชุม ปกติระบบนัดหมายของคอมพิวเตอร์มักยอมให้บันทึกการนัดหมายเป็นความลับได้หลายระดับ

6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง หรือการใช้คอมพิวเตอร์เรียงพิมพ์เอกสาร รายงาน แบบฟอร์มแผ่นพับใบปลิว โฆษณา จะกลายเป็นส่วนสำคัญของงานสำนักงานไปด้วย

7. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ หรือรูปภาพต่างๆ เป็นที่รู้จักกันมานานแล้วในหมู่บรรณารักษ์ห้องสมุด เพราะประหยัดเนื้อที่การถ่ายย่อภาพเอกสารลงบนฟิล์มขนาดเล็กมีทั้งชนิดม้วนที่เรียกว่าไมโครฟิล์มโดยทั่วไป หรือเป็นแผ่นฟิล์มซึ่งถ่ายภาพเอกสารลงเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเล็ก ๆ เรียกว่า ไมโครฟิช หรือเป็นแผ่นฟิล์มที่ติดตรึงบนบัตรกระดาษขนาดเท่ากับบัตรเจาะรู

8. Computer Teleconference เป็นระบบประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีสื่อสารหลายแบบ (Multimedia) ซึ่งรวมภาพ เสียง ข้อความ ข้อมูล มาทำงานพร้อมกันทางคอมพิวเตอร์ หากเรานำเทคโนโลยีมาใช้ในการประชุมทางไกล เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่งไปออกยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง สามารถใช้โปรแกรมอี-เมล์ส่งข้อความและข้อมูลสามารถใช้คอมพิวเตอร์ค้นข้อมูลและคำนวณผลลัพธ์ด้วยสเปรคชีต โดยวิธีนี้การประชุมทางไกลก็จะมีทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างมากขึ้น

9. Forms Design การออกแบบฟอร์มเอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพิถีพิถันมากทีเดียวได้กล่าวแล้วว่าโปรแกรม DIP จะมีบทบาทด้านนี้มากขึ้น แต่เราก็ยังจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่เกี่ยวกับแบบฟอร์มอยู่อีกสองประเภท ประเภทแรกใช้สำหรับพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มและประเภทที่สองใช้สำหรับให้ผู้เกี่ยวข้องใช้เครื่องปลายทางกรอกข้อความลงในแบบฟอร์ม

10. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่น่าสนใจไปให้ผู้รับบริการคล้ายๆ กับ Videotext แต่ใช้อุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับสื่อสารข้อมูลเป็นเสียงพูด

6.ข้อควรพิจารณาในการนำOAมาใช้

1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้

2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ

3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ

4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน

5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ

7.การรักษาความปลอดภัยของ OA

เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ

2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น

2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์

2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1 passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น

3.2 encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล

3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่

3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)

5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ

6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด

8.ปัจจัยที่ทำให้OA ประสบความสำเร็จ

ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง

2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี

ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการ ของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและ ถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน

3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น

เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่

นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน

ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า

4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ

4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

9.อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนักงานอัตโนมัติได้แก่อุปกรณ์ใดบ้างและอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่

การทำงานอย่างไร จงอธิบายอย่างคร่าวๆ

ภายในสำนักงานย่อมมีเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ประกอบกันอยู่มาก ในอดีตต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก ปัจจุบันในสำนักงานมีอุปกรณ์มาช่วยอำนวยความสะดวกมากขึ้น รวดเร็ว และช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดได้ด้วย

อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกนเนอร์ โทรศัพท์ โทรสาร ฯลฯ

คอมพิวเตอร์

• สามารถบันทึกข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็ว เช่น การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง (Bar-code) อ่านเวลาเข้า-ออก ของพนักงาน และคิดราคาสินค้า ในห้างสรรพสินค้า

• สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ ไว้ในฐานข้อมูล (Database) เพื่อใช้งานได้ทันที

• สามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้มาคำนวณทางสถิติ แยกประเภท จัดกลุ่ม ทำรายงานลักษณะต่างๆ ได้ โดยระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

• สามารถส่งข้อมูลจากที่หนึ่ง ไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างรวดเร็ว โดยอาศัยเทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล (Data Communication)

• สามารถจัดทำเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบประมวลผลคำ (Word Processing) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

โทรสาร

• โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ: facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร หรือ telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่งสำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหนึ่ง

• ข้อดีคือรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีย์

• ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่งหรือผิดเพี้ยนไป ปัจจุบันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนื่องจากนิยมส่งเอกสารทางอีเมลแทน ซึ่งจะไม่เกิดข้อเสียดังกล่าว

เครื่องถ่ายเอกสาร (Printer)

• ป็นอุปกรณ์ Output Device ซึ่งทำหน้าที่พิมพ์เอกสารหรือรูปภาพที่ต้องการออกทางเครื่องพิมพ์ ปัจจุบันมี Printer อยู่ 3 ประเภท คือ Dotmatrix Printer ซึ่งเป็นแบบหัวกระแทกผ้าหมึกเกิดเป็นตัวอักษรหรือภาพ เหมาะกับงานพิมพ์เอกสาร Inkjet Printer เป็นแบบพ่นน้ำหมึกลงไปบนกระดาษซึ่งงานพิมพ์ที่ออกมาจะมีความ ละเอียดและสวยงามกว่า Dotmatrix Printer แต่ค่าน้ำหมึกแพงจึงเหมาะกับงานที่ต้องการความเร็ว และพิมพ์รูปภาพ มากกว่าการพิมพ์เอกสาร Laser Printer เป็นเครื่องพิมพ์ที่มีความเร็วสูงที่สุดและมีราคาแพงที่สุดใน 3 ประเภทมีความละเอียดสูงแต่ราคาค่าหมึกแพงเหมาะกับงานทุก ประเภทที่ต้องการความ

เครื่อง สแกนเนอร์ (Scanner)

<• สแกนเนอร์ คือ อุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็นดิจิตอลซึ่ง คอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ สามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานต่างๆได้ดังนี้

- ในงานเกี่ยวกับงานศิลปะหรือภาพถ่ายในเอกสาร

- บันทึกข้อมูลลงในเวิร์ดโปรเซสเซอร์

- แฟ็กเอกสาร ภายใต้ดาต้าเบส และ เวิร์ดโปรเซสเซอร์

- เพิ่มเติมภาพและจินตนาการต่าง ๆ ลงไปในผลิตภัณฑ์สื่อโฆษณาต่าง ๆ

โทรศัพท์

• โทรศัพท์ เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกล เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ในการติต่องาน